Você será o representante de sua empresa. O modo como você vai se comportar vai influenciar não só em sua imagem quanto em seu emprego. O planejamento da viagem deve ser bem feito, de modo que não corra o risco de se esquecer da etiqueta.
Algumas dicas podem lhe ajudar a deixar as viagens de negócio mais tranquilas e prazerosas. Listamos abaixo algumas delas:
Fazendo as malas
Para uma viagem de uma semana de duração, para homens, leve 2 ternos e 2 gravatas. Já em relação às camisas, leve uma para cada dia. Escolha cores que combinem de modo que dê para fazer uma combinação de forma a criar um visual diferente a cada dia. A mesma regra vale para as mulheres: levar peças-chave que combinem entre si.
Quanto aos calçados, leve um tênis, um calçado social de cor neutra, 1 calçado social, 1 chinelo e 1 bota ou sapato fechado caso o destino tenha clima frio.
Leve também 1 roupa íntima para cada dia. 1 camisola ou pijama servirá para todos os dias.
Adéque também acessórios e bolsas de acordo com o tipo e clima da cidade.
Planejando a viagem
Se a empresa oferecer a cuidar de tudo, aceite. Caso contrário, faça os trâmites você mesmo. Cuide da reserva do hotel e meios de transporte com antecedência. Pesquise sobre traslados, endereços e horários. Organize seus documentos. Em caso de viagens internacionais, tome muito cuidado com o passaporte e tome as vacinas que o país exija.
Reservando o hotel
Procure um hotel que seja de fácil acesso e tenha fácil locomoção para os locais das reuniões. Atente-se também para conseguir um quarto que tenha toda a estrutura necessária para executar seu trabalho. Algumas redes hoteleiras têm quartos planejados para executivos. Essas acomodações possuem estação de trabalho com telefone para conferências e internet em alta velocidade.
Caso as reuniões ocorram no mesmo hotel que você estará hospedado, faça a reserva de uma sala de reuniões e confira se o hotel dispõe de projetor, microfones e toda a estrutura que você necessite.
Viajando com acompanhantes
Algumas empresas não se importam que seus representantes viagem com suas esposas ou filhos. Porém é necessário separar a agenda pessoal da agenda profissional. Não deixe que a companhia lhe atrapalhe em seus horários de almoços, jantares e outros compromissos de negócios que devem ser cumpridos rigorosamente.
Caso o acompanhante seja o seu chefe, não fique o tempo todo sendo solícito. Boa educação e respeito ao cargo são suficientes. Deixe-o sentar no melhor lugar da mesa e abra as portas para ele. Dessa forma, sutilmente, você mostrará que entende a hierarquia sem ser chato.
Controlando as despesas
Cuidado com as contas de frigobar. Não exagere. Você provavelmente precisará prestar contas das suas despesas durante a viagem. Sempre solicite notas fiscais ou recibos e anote neles a que se refere.
Quanto à gorjeta, verifique com sua empresa esse tipo de custo, pois será do tipo não justificável. É educado dar uma gorjeta a funcionários de hotéis e restaurantes. Quanto mais trabalhoso for o serviço, maior a gorjeta, mas não exagere. Em restaurantes, a boa prática é dar de 10 a 15% do valor da conta.
Administrando milhas
Quem viaja muito acumula muitas milhas de viagem que podem ser administradas através de aplicativos de celular. Sempre que possível, utilize os mesmo dados para poder acumular mais. E caso não as gaste e elas estejam expirando, considere vendê-las. Pode ser uma boa forma de conseguir um dinheiro extra.
Viagens a negócios podem ser uma grande oportunidade de conhecer lugares e pessoas interessantes. Saber planejar e organizar sua viagem otimiza o tempo que pode ser usado para atividades de lazer e descanso.
Quais as dificuldades que você enfrenta em suas viagens de negócios? Comente e compartilhe conosco!