*Por BeerOrCoffee
As viagens a trabalho podem ser oportunidades de bons negócios. Em alguns cargos, como representantes de vendas, as viagens fazem parte da rotina. Em outros, são ocasiões pontuais, que mexem com o hábito do profissional.
Sejam frequentes, sejam esporádicas, as viagens a trabalho podem ser muito mais produtivas se alguns cuidados forem tomados. Então, se está com uma viagem programada, confira estas dicas que selecionamos especialmente para você!
1. Planeje sua viagem com uma antecedência
O planejamento é a chave para o sucesso de qualquer viagem, mesmo as viagens de lazer. É importante ter algumas informações e direcionamentos antes de sair de um ambiente conhecido para um desconhecido.
Por isso, pesquise sobre o lugar, principalmente se ele for muito distante ou em outro país. Entenda um pouco da cultura local, verifique quais são os compromissos que tem a cumprir e como serão os seus deslocamentos.
Mesmo que você não siga o plano à risca, é melhor ter algo previamente conhecido para não entrar em uma situação inesperada.
2. Avalie a possibilidade de alterar datas para economizar
Essa é uma dica muito interessante, mas muitas vezes ignorada pelos viajantes que estão a trabalho. Os preços de passagens aéreas e hospedagens sofrem variações conforme a data ou horário. A prática mais comum é buscar por voos mais próximos do dia e horário do compromisso e economizar na hospedagem.
Contudo, a diferença de preço em alguns casos compensa o pagamento de mais diárias e, com as soluções em trabalho remoto disponíveis atualmente, um ou dois dias a mais não interferem nas entregas das tarefas do profissional.
3. Liste as coisas imprescindíveis a serem levadas
Quem nunca esqueceu de levar algo em uma viagem, não é mesmo? O problema é que, em uma viagem a trabalho, esse esquecimento pode gerar consequências mais graves. Imagine se você vai encontrar um possível cliente e esquece o pen drive com a apresentação?
Para evitar situações como essa, é fundamental fazer um checklist durante o planejamento da viagem. Nele, você deve colocar todas as coisas que, se faltarem, podem prejudicar o seu trabalho. Antes de sair de casa, repasse a lista uma última vez para garantir que nada de importante ficará para trás.
4. Carregue a bateria do celular e laptop na noite anterior
Vivemos em uma era totalmente conectada. Dependemos de nossos dispositivos para realizarmos boa parte das tarefas do dia e não podemos ficar sem acesso a eles justamente quando estamos fora do nosso ambiente habitual. Tudo que puder ser feito para evitar esse problema é altamente recomendado.
Deixe seu celular e notebook com as baterias cheias desde a noite anterior à viagem. Mantenha os carregadores em compartimentos de fácil acesso, caso a bateria não dure o tempo necessário. Em viagens mais longas, o uso de um carregador portátil ajuda a superar a falta de acesso à tomadas até que as coisas sejam estabilizadas.
5. Certifique-se que está com todos os acessos que precisa
Hoje em dia, o armazenamento em nuvem facilita a vida de muitas pessoas e empresas. Os dados são guardados em ambientes muito mais seguros, com acesso controlado e facilitado a todos que possuem uma permissão.
Mas ainda existem muitas empresas que ainda não atuam dessa forma. Nesses casos, é fundamental realizar testes de acessos aos ambientes restritos, como VPN e modem portátil.
Caso esteja indo para um outro escritório da empresa, certifique-se de que ele estará aberto ou que você esteja com uma cópia da chave. Lembre-se de pensar em acessos a prédios e demais recintos que podem requerer a apresentação de algum documento específico além da identificação normal.
6. Considere a localização ao escolher a hospedagem
Se a sua viagem a trabalho vai durar mais de um dia, pense muito bem antes de escolher o local onde se hospedará. Com os problemas de mobilidade enfrentados nas grandes cidades de todo o mundo, é essencial reduzir ao máximo a necessidade de deslocamentos entre os compromissos a serem cumpridos.
As melhores localizações são próximas ao aeroporto ou ao local onde passará a maior parte dos dias. Se for ficar alocado em um cliente, busque uma acomodação mais próxima desse local. Se for visitar vários lugares, veja quais serão os trajetos utilizados e encontre um ponto que atenda à maioria com o mínimo de deslocamento.
No caso de reuniões mais pontuais, você pode adotar a mesma tática anterior e aproveitar a presença de coworkings na região para trabalhar no restante do dia.
7. Separe uma parte da viagem para lazer
Por mais que o objetivo da viagem seja profissional, você não precisa estar as 24 horas do dia disponível para a empresa. Aproveite as horas vagas para conhecer melhor a região. Visite bares e restaurantes, encontre pontos turísticos que ajudem a espairecer a mente e proporcionar momentos de relaxamento e diversão.
8. Inclua margens de segurança entre as tarefas
Quando estamos em nosso ambiente comum, temos um controle maior sobre os acontecimentos. Sabemos o tempo que gastamos para realizar cada tarefa, onde estão os materiais de escritório, a que horas é feito um café novinho na cozinha. Elementos que exercem um grande impacto no planejamento da rotina.
Em uma viagem, as chances de imprevistos são maiores. O voo pode atrasar, o trânsito pode estar mais engarrafado do que você esperava, pode ter uma obra no caminho ou simplesmente você pode demorar a conseguir um acesso à internet. Se o seu planejamento não tiver algumas “folgas”, você pode se complicar.
9. Conclua as tarefas mais urgentes antes da viagem
Ainda falando sobre imprevistos, acredite: eles acontecem! Por isso, uma forma de minimizar seus impactos é não deixando nada de urgente para fazer durante a viagem. Se você tem alguma atividade com prazo de entrega mais curto, finalize-a antes de embarcar e evite passar por apertos.
Deixe para a viagem apenas o que não for possível concluir antes ou tarefas que você conseguirá fazer depois de voltar.
10. Trabalhe em coworkings
Sabemos que nem todo hotel conta com um ambiente adaptado para trabalhar. Algumas vezes há uma bancada no quarto, mas o ambiente não é muito convidativo.
A melhor alternativa é buscar um coworking na região. É possível encontrar escritórios compartilhados em todas as capitais do país, como São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte, além de cidades de destaque no interior dos estados.
As vantagens de optar pelo coworking está na infraestrutura completa aliada ao ambiente motivador. Desde a decoração até a vista das janelas, cada detalhe é pensado para deixar o local mais agradável e confortável para os usuários.
Depois de ler estas dicas, não tem como dizer que viagens a trabalho são improdutivas! Observe cada uma delas e aplique em sua próxima oportunidade.
Aproveite que a BeerOrCoffe está oferecendo uma diária grátis e conheça um dos espaços da rede. São mais de 800 coworkings no país, um deles está perto de você e do seu compromisso!